Effizient arbeiten heißt nicht, mehr zu tun – sondern das Richtige. Und das einfacher.
Wir sind Handwerker im Kopf – und Möglichmacher im Büro. Mit uns wird aus Chaos ein Plan: Prozesse, die euch Arbeit abnehmen, Klarheit schaffen und bereit sind für das, was euer Betrieb morgen braucht. Damit Digitalisierung kein Stolperstein wird – sondern ein echter Vorteil.
Ein kleiner Überblick sinnvoller Prozessautomationen
Wiederkehrende Büroprozesse
1. Rechnungen automatisch erzeugen & versenden
2. Zahlungseingänge automatisch überwachen (inkl. Mahnung)
3. Stundenzettel digital erfassen (via App oder Terminal)
4. Arbeitszeiten automatisch auf Projekte verbuchen
5. Angebotsvorlagen mit Kalkulationslogik nutzen
6. Wiederkehrende Angebote automatisieren (z. B. Wartung)
7. Angebotsnachverfolgung automatisieren (Reminder an Kunden)
8. Auftragsbestätigungen automatisch generieren
9. Fahrtenbuch automatisch digital führen (GPS-basiert)
10. Materialverbrauch auf Baustelle digital dokumentieren
Buchhaltung & Dokumentenverwaltung
1. Belege direkt per App oder Scanner erfassen
2. Automatische Belegerkennung & Vorkontierung
3. Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten lassen
4. Eingangsrechnungen digital prüfen & freigeben
5. Papierdokumente digital ablegen & durchsuchbar machen
6. Automatische Dokumentenablage nach Projektnummer/Kunde
7. Dateifreigaben über digitale Ordnerstrukturen steuern
Mitarbeiter & Personalverwaltung
1. Urlaubsplanung digital mit Freigabeworkflow
2. Automatische Info bei Urlaubskollision oder Unterbesetzung
3. Digitale Mitarbeiterakte mit Zugriff auf Lohnabrechnungen etc.
4. Eintritt/Offboarding mit Checkliste & automatisierten Mails
5. Schicht- und Einsatzplanung automatisiert erstellen
6. Qualifikationen & Nachweise digital verwalten + Erinnerungen (z. B. Sicherheitsunterweisung)
7. Fehlzeiten automatisch im Kalender synchronisieren
Interne Organisation & Management
1. Wöchentliche Aufgabenlisten automatisch generieren (z. B. Wartungsroutinen)
2. Besprechungen automatisch vorbereiten (inkl. Tagesordnung, Team-Reminder)
3. Prozesse visualisieren & standardisieren (digitale Prozesslandkarte)
4. Automatische To-do-Erstellung nach bestimmtem Ereignis (z. B. Angebot angenommen)
5. Digitale Wiedervorlagen & Erinnerungssysteme
6. Ressourcenplanung automatisieren (Personal, Fahrzeuge, Geräte)
7. Fristenüberwachung für Genehmigungen, TÜV, Wartungen etc.
Baustellen- & Projektabläufe
1. Digitale Tagesberichte (z.B. mit Spracherkennung)
2. Fotos & Dokumentation direkt auf die Baustelle laden (per App)
3. Checklisten automatisieren (z. B. Sicherheitsprüfung vor Ort)
4. Materialbedarf je Projekt automatisch berechnen lassen
5. Lieferscheine digital bestätigen lassen (vom Kunden!)
6. Projektstatus automatisch aktualisieren & teilen (Team, Kunde)
7. Abnahmen digital dokumentieren (inkl. Unterschrift & Foto)
Lager & Materialwirtschaft
1. Lagerbestand automatisch überwachen & melden (unter Mindestbestand)
2. Verbrauch automatisch dem Projekt zuordnen
3. Nachbestellung automatisiert auslösen bei Schwellenwert
4. Einkauf digitalisiert mit Genehmigungsworkflow
5. Werkzeugverwaltung inkl. Ausgabe digital erfassen (wer hat was)
6. Bestellhistorie automatisch erfassen & vergleichen
Kundenkommunikation & Vertrieb
1. Terminanfragen direkt digital abwickeln
2. Angebotsanfragen automatisch vorsortieren & priorisieren
3. Kundenanfragen automatisch in Tickets oder Aufgaben umwandeln
4. Kundenzufriedenheit nach Auftrag automatisch abfragen
5. Google-Bewertungslink automatisch verschicken
6. Kundenhistorie digital auf Knopfdruck sichtbar (inkl. Aufträge, Rechnungen, Kontakt)
7. Kundenkontakt automatisch aus Mails extrahieren & speichern
Analyse & Controlling
1. Umsatz pro Kunde/Projekt automatisch auswerten
2. Deckungsbeitragsrechnung automatisiert sichtbar machen
3. Mitarbeiterzeiten je Projekt analysieren lassen
4. Auslastung des Teams oder Maschinenparks in Dashboards darstellen
5. Fehlzeitenanalyse + Gründe auswerten (Krankheit, Urlaub, Ausgleich)
6. Kostenverläufe pro Projekt automatisch visualisieren
Lass uns mal drüberschauen.